Tingkatkan Kinerja Kearsipan, Untirta Gelar Diklat Arsiparis Fungsional

Serang-Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta) terus melakukan upaya terbaik dalam bidang arsip. Adapun upaya yang ditempuh adalah dengan melakukan pendidikan dan pelatihan (diklat) kearsipan untuk jabatan fungional bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pelatihan ini dilaksanakan di Ruang UPP Kearsipan Untirta, Senin (6/6/2022), Kampus Untirta, Pakupatan, Kota Serang,  didampingi oleh Ketua UPP Kearsipan Untirta Sutji Ati, S.Pt., M.M.

Sutji mengatakan, diklat fungsional arsiparis merupakan kegiatan wajib yang harus diikuti oleh arsiparis yang diangkat pertama kali melalui penyetaraan. Ada sebanyak 15 orang yang diangkat Untirta melalui jalur penyelenggaraan. Menurutnya, kuota untuk pelatihan ini sangat terbatas tetapi dengan mekanisme kerja sama dengan ANRI akhirnya bisa terselenggara.

“Ini kedua kali kita laksanakan, kalau edisi pertama tahun kemarin hanya empat orang,  alhamdulillah kemarin saya peserta teraktif dan bersyukur juga sekarang bertambah kuota. Sekarang ada tujuh orang yang ikut di sini, lainnya mengikuti di tempat lain karena dilaksanakan daring. Jika ditotal jumlahnya menjadi 15 orang,” ujarnya.

Ia menambahkan, di tahun kedua ini seyogyanya mekanisme ditempuh melalui dua tahap pembelajaran yakni tatap muka dan jalur magang di unit masing-masing dengan pengerjaan arsip aktif, inaktif, statis, vital dan terjaga. Namun, untuk tatap muka belum terlaksana karena masih dalam situasi pandemi.

“Saat ini ada jalur penyetaraan karena ada perampingan dalam reformasi birokrasi. Semua eselon yang beralih fungsinya dari Eselon 3 dan 4 (Kabag dan Kasubag-red) menjadi Jabatan Fungional Tertentu (JFT),” tambah Sutji.

 “Materinya kami sangat lengkap termasuk juga dalamnya ada pembinaan, ada untuk yang arsip yang eletronik digital. Jadi kita mengelola suatu lembaga kearsipan, pelayanan, dan mejadikan suatu arsip itu menjadi bahan informasi, makanya dengan PPID harus seiring sejalan dan bagaimana nanti kita jadikan bahan arsip ini menjadi bahan yang bersifat umum untuk dikonsumsi publik, rahasia dan terbatas. Itu adalah bagian dari tugas kita,” terangnya.

Sutji berharap, dengan adanya diklat fungsional ini pimpinan bisa lebih mendukung karena kearsipan ini adalah pekerjaan setiap orang. masing-masing pribadi atau individu pun diminta untuk mengelola arsip karena pasti punya arsip seperti contohnya KTP dan arsip pribadi lainnya.

“Itu ilmu baru bagi saya, setelah masuk arsiparis banyak yang harus kita benahi. Saya yakin dengan kerja sama stakeholders, dukungan dari pimpinan unit, insya Allah pengelolaan kerasipan akan semakin baik lagi di Untirta,” harapnya.

Peserta diklat Quartene Magdaretna Sakina sebagai Arsiparis Ahli Muda Untirta mengungkapkan, diklat ini wajib diikuti oleh jabatan fungsional arsiparis guna mendapatkan sertifikat dalam bidang kearsipan. Selain itu, menurutnya, diklat ini bertujuan untuk meningkatkan mutu kearsipan yang masih harus banyak berbenah.

“Butuh kerja sama juga dari semuanya, pimpinan, pembiyaan anggaran dan kerja sama dari semua unit. Makanya harus dari awal kearsipan itu rapi, misalnya kalau pengelolaan arsip dinamisnya sudah betul, selanjutnya arsip statis dengan arsip terjaga dan vital bisa terkelola dengan baik,” tuturnya.

“Tantangannya bagi kami arsiparis memberikan pengertian kepada setiap stakeholder di Untirta karena arsip dipandang sebelah mata, padahal di beberapa kasus banyak orang tidak jadi dihukum karena dia punya arsip. Sebaliknya, ada juga yang kena hukuman karena arsipnya kurang padahal bisa saja mungkin ia tidak bersalah,” tambahnya.

Berikut merupakan peserta diklat arsiparis fungsional Untirta 2022 Dedi Supriadi (ArsiparisAhli Muda), Katijo (Arsiparis Ahli Muda), Dulakhir (Arsiparis Ahli Muda), Quartene Magdaretna Sakina (Arsiparis Ahli Muda), Lia Yulia (Arsiparis Ahli Muda), Nuryanah (Arsiparis Ahli Muda), dan Rika Melianawati (Arsiparis Ahli Muda).(HI/MA/AAP/VDF)