UPP Kearsipan Untirta Upayakan Sinergitas dalam Pembenahan Arsip melalui Sosialisasi Pembinaan Kearsipan

Sosialisasi Pembinaan Kearsipan diselenggarakan untuk ketiga kalinya oleh UPP Kearsipan Untirta pada Selasa, (31/05/2022) di Gedung Auditorium Student Center lantai 2 Kampus Sindangsari pada pukul 9.00-12.00 WIB. Acara yang dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, Pengembangan Inovasi, Pengabdian dan Hilirisasi Riset Untirta, Dr. H. Agus Sjafari. M.Si ini dihadiri oleh para koordinator dan subkoordinator, BPP Kemahasiswaan dan Nonkemahasiswaan, serta para admin kearsipan SIKD di lingkup Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Perencanaan (BAKP).

Melalui sambutannya, Agus Sjafari menyoroti dua aspek terkait kearsipan yang perlu dikembangkan oleh Untirta, yakni SOP (Standard Operating Procedure) dan digitalisasi. Menurutnya, panduan mengenai proses, mekanisme, dan tata cara kearsipan perlu disosialisasikan kepada setiap unit dan lembaga di Untirta, sehingga Untirta tidak mengalami kesulitan dalam mencari data penting. Untuk saat ini, kegiatan kearsipan secara manual masih dapat dilakukan sepanjang arsip dan data akademik mampu ditelusuri. Namun, dirinya berharap kelak Untirta dapat mulai merencanakan dan mengaplikasikan digitalisasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.

“Saya mengusulkan ke depan perlu direncanakan digitalisasi kearsipan. Sekarang bisa dilakukan secara fisik, tetapi tidak mungkin kita menyediakan rak dan file (terus menerus), sehingga perlu dikembangkan digitalisasi. Di kearsipan juga ada arsip yang statis dan dinamis yang semuanya ada proses dan mekanismenya. Saya berharap UPP kearsipan memberikan SOP-nya dari awal sampai akhir tentang bagaimana mekanismenya.” Tutur Agus.

Ketua UPP Kearsipan Untirta, Sutji Ati, S.Pt., MM. mengungkapkan bahwa kearsiapan merupakan PR besar bagi Untirta karena sejak pendiriannya hingga kini, arsip belum tersusun secara sinergi dan masih berserakan di unit masing-masing. Padahal, idealnya arsip harus disusun dan dikelompokkan berdasarkan klasifikasinya. Oleh karena itu, dirinya mendorong peserta sosialisasi untuk turut mengambil peran dalam kegiatan arsiparis.

“Kegiatan arsip bukan hanya pekerjaan seorang arsiparis, melainkan organisasi kearsipan di mana di dalamnya terdapat unit terkecil, yaitu pengolah.” Ia menekankan. “Di BAKP, unit pengolah adalah para subkoordinator dan koordinator. Sesudahnya, ada UK 2 atau Unit Kearsipan 2, yaitu Biro itu sendiri. Kalau arsip di unit pengolah sudah melewati batas waktu arsip aktif, arsip tersebut harus dikirimkan ke UK 2 karena unit pengolah hanya mengelola arsip aktif.” Terangnya. Lebih lanjut, Sutji menjelaskan bahwa arsip aktif dan inaktif yang statusnya statis, yakni tidak akan mati atau dimusnahkan, harus diserahkan kepada UK 1 atau UPT Kearsipan.

Sosialisasi Pembinaan Kearsipan ini akan dilanjutkan dengan praktik pemberkasan dan pengklasifikasian arsip bagi unit BAKP pada Kamis dan Jum’at, 2-3 Juni 2022 serta Senin dan Selasa, 6-7 Juni 2022 mendatang.

Sutji berharap seluruh unit di Untirta dapat senantiasa bersinergi dalam membenahi kearsipan Untirta. “Mari kita bersama-sama membenahi kearsipan Untirta agar nanti arsip bisa tertata dengan baik!” Pesan Sutji. (SAC / AAP/ VDF)