Untirta Selenggarakan Bimtek Pengawasan Kearsipan, Rektor: “Tahun 2025, Arsip Harus Lebih Tertib”

Serang, 11 Juli 2025 — Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta) kembali menunjukkan komitmennya dalam memperkuat tata kelola kelembagaan dengan menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengawasan Kearsipan, Jumat (11/7), bertempat di Hotel Aston Serang . Kegiatan ini diikuti oleh para wakil rektor, dekan, kepala biro, arsiparis, serta pengelola arsip dari seluruh unit kerja di lingkungan Untirta.

Bimtek ini menghadirkan para narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai bentuk keseriusan Untirta dalam menata sistem kearsipan yang profesional, tertib, dan sesuai regulasi nasional.

Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum, Prof. Dr.-Ing. Ir. Asep Ridwan, ST., MT., IPU., membuka kegiatan dengan penegasan bahwa pengawasan kearsipan bukan hanya soal teknis, tetapi juga bagian integral dari pencapaian good governance.

“Bimtek ini menjadi langkah penting dalam menyiapkan pengelolaan arsip yang lebih profesional, tertib, dan sesuai regulasi. Harapannya, pasca kegiatan ini, seluruh unit kerja dapat menerapkan standar pengarsipan yang baik dan siap menghadapi pengawasan kearsipan secara optimal,” ujar Prof. Asep Ridwan.

Rektor Untirta, Prof. Dr. Ir. H. Fatah Sulaiman, S.T., M.T., secara resmi membuka kegiatan dan menegaskan pentingnya kearsipan sebagai bagian dari identitas institusi.

“Kita sudah berusia 44 tahun. Ini usia yang matang bagi sebuah universitas. Maka arsip kita pun harus dikelola secara tertib, rapi, dan siap digunakan kapan saja, terutama untuk akreditasi, audit, dan kebutuhan kelembagaan lainnya,” tegas Prof. Fatah.

Dalam sambutannya, beliau juga mengakui bahwa Untirta masih menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip, seperti dokumen tercecer dan sulit ditelusuri. Oleh karena itu, Rektor mendorong percepatan transformasi menuju sistem digital.

“Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen. Di dalamnya ada sejarah, tanggung jawab, dan masa depan institusi. Mari kita ubah cara pandang, dan mulai menata arsip secara lebih serius,” ujarnya.

Prof. Fatah juga mengingatkan pentingnya membedakan arsip yang bersifat terbuka dan arsip rahasia, untuk mencegah kebocoran data yang dapat merugikan institusi.

“Saya yakin, dengan semangat dan kolaborasi, kita bisa mewujudkan budaya arsip yang tertib dan profesional di Untirta,” pungkasnya.

Sesi inti diisi oleh Susanti, S.Sos., M.Hum., Arsiparis Ahli Madya dari ANRI yang juga merupakan anggota Tim Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan. Dalam paparannya, ia menekankan bahwa seluruh arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri adalah arsip milik negara yang wajib dikelola secara resmi dan sesuai standar nasional.

“InsyaAllah, bulan depan kami dari ANRI akan datang untuk melakukan pengawasan kearsipan di Untirta. Kegiatan hari ini adalah bagian dari persiapan agar hasil penilaiannya bisa optimal,” terang Susanti.

Ia juga menyinggung beberapa kasus kebocoran dokumen dan pentingnya sistem pengelolaan yang bisa menelusuri jejak dokumen secara akurat.

“Jika semua prosedur dijalankan dengan benar, tidak akan ada lagi arsip Untirta yang justru ditemukan di luar kampus, bahkan di kepolisian. Kita harus bisa tracking siapa yang terakhir mengakses dan menyerahkan dokumen tersebut,” tambahnya.

Sebagai penutup sesi, Susanti mengingatkan bahwa pengelolaan arsip adalah tanggung jawab seluruh elemen institusi, bukan hanya arsiparis.

Kegiatan dilanjutkan dengan sesi praktik langsung oleh narasumber dari ANRI:
• ASKI UP (Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Pengolah) oleh Indah Purnamasari, SE.
• ASKI UK (Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan) oleh Ridwan Hapipi, S.Sos.

Simulasi ini memberikan gambaran teknis bagaimana proses audit akan dilakukan, serta aspek apa saja yang akan menjadi

Kegiatan Bimtek ini menjadi bagian dari kesiapan Untirta dalam proses transformasi menuju Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTNBH). Dalam proses tersebut, kelengkapan dan kerapihan arsip menjadi salah satu elemen penting dalam penilaian kelembagaan oleh berbagai pihak.

Dengan semangat reformasi birokrasi, digitalisasi, dan profesionalisme, Untirta berharap kegiatan ini dapat menjadi momentum untuk membangun budaya arsip yang kuat, tertib, dan siap menghadapi era transparansi serta akuntabilitas di pendidikan tinggi.

Berita :Riry/Angga Humas
Dokumentasi :Humas